Counteract cybercrime and IBAN counterfeiting with secure electronic invoice exchange
Elektronischer Rechnungsaustausch in Deutschland">IBAN forgery-proof
Avoid identity falsification
Prevent damage to image
Rapid implementation
Process consulting included
The initial situation
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird in Deutschland ab 2025 schrittweise bis 2028 verpflichtend.
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf diese Umstellung vor, um von den Vorteilen wie Kosteneinsparungen und automatisierten Prozessen zu profitieren. Die E-Rechnung trägt zu einer besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen bei.
Wollen Sie verhindern, dass im Fall einer Cybercrime Attacke, der IBAN auf Ihren Rechnungen gefälscht wird?
Wollen Sie Ihrem Kunden die Sicherheit geben, dass die elektronische Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt?
Wollen Sie die Signatur von elektronischen Eingangsrechnungen automatisch validieren und den internen Freigabe-Prozess medienbruchfrei und nachvollziehbar abwickeln?
High savings potential
Die Art des elektronischen Versandprozesses für Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden spielt eine wesentliche Rolle. Bei vielen Unternehmen ist gelebte Praxis, dass elektronische Rechnungen per E-Mail an Kunden, oft noch als PDF-Datei, in strukturierter Form im XML-Format oder als hybride PDF-Formate (XRechnung, ZUGFeRD, ..) versendet werden.
Traceable security and reduced cybercrime risk
Leider kommt es häufig vor, dass elektronische Rechnungen von Dritten manipuliert werden, oft eine falsche Kontonummer angeführt wird und der Rechnungsbetrag auf einem fremden Konto landet und damit verloren geht.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnung automatisiert mittels eines offiziellen Unternehmenszertifikats oder -siegels zu signieren und diese dann per E-Mail an den Kunden zu senden. Sie geben damit Ihrem Kunden die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt, nicht manipuliert wurde und das Geld auf das richtige Konto fließt.
Seit 20 Jahren sind die r>it Signatur-Services bei einer Vielzahl von Kunden im Einsatz und haben sich in der Business-Praxis bewährt.
Solution
Hybride PDF oder XML Rechnungen aus SAP elektronisch signieren
Mit dem e-Sign 4 SAP Add-on lässt sich der der Signaturprozess nahtlos und einfach in Ihren bestehenden SAP ERP oder S/4HANA Rechnungsprozess integrieren. Nach der Rechnungserstellung im SAP (PDF, XML oder beides) wird die Datei automatisch über das e-Sign 4 SAP-Add-on an das entsprechende e-Sign 4 Service zur Verarbeitung übertragen. Software-Zertifikate/Siegel Ihrer Wahl, die auf das Unternehmen und/oder auf eine natürliche Person von einem autorisierten Zertifizierungs-Diensteanbieter ausgestellt sind, werden für den Signatur- bzw. Validierungs-Vorgang herangezogen.
Advanced certificates/seals are recommended for signing invoices. However, qualified certificates in the form of seals or mobile remote signatures can also be used. Electronic time stamps are also often attached as an option.
Nach dem Signatur bzw. Validierungsvorgang wird die Rechnung automatisch zum Originalbeleg im SAP® ERP oder S/4HANA verknüpft und im bestehenden Archiv abgelegt.
Das Monitoring des kompletten Prozesses kann durch den Fachbereich oder durch die IT direkt im SAP® erfolgen. Jeder einzelne Verarbeitungsschritt ist lückenlos nachvollziehbar.
Validate electronically signed PDF or XML invoices
Wenn Sie von Ihrem Lieferanten elektronisch signierte Rechnungen im PDF oder XML Format erhalten, sind Sie verpflichtet, die elektronische Signatur zu validieren (Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments). Um Ihnen diese Tätigkeit manuell zu ersparen, steht Ihnen das e-Sign 4 Validation-Service für die automatisierte Validierung zur Verfügung. Ein Validierungs-Protokoll belegt die Überprüfung und wird an das SAP System gemeinsam mit der elektronischen Eingangsrechnung zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Your added value
Invoices reach the customer faster and the payment period begins earlier than with conventional postal delivery
Invoices are protected against manipulation or the latter would be immediately recognisable
Cost-effective entry option for low invoice volumes
Cost savings (paper, printing, dispatch and processing costs are eliminated)
Manageable, short project lead time
Seamless integration and monitoring of your existing SAP processes
Traceable certainty for your customers that the invoice originates from your company
Scalable for any company size and any invoice volume
Available as a cloud service or on-premise
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