Sicherheitsbelehrungen elektronisch unterschreiben
Rechtssicherheit
Einfache Dokumentation
Nahtlos integrierbar
Papierflut vermeiden
Nachvollziehbarkeit
Die Ausgangssituation
Ist das Unterschreiben von Sicherheitsbelehrungen zum Schutz der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, der Sicherheit am Arbeitsplatz und zur Aufklärung der Spediteure für den sicheren Transport von Gütern ein wichtiges Thema in Ihrem Unternehmen?
Wollen Sie den vorhandenen papierbasierten Unterschriftsprozess durch einen digitalen Signaturprozess, der nahtlos in Ihre SAP-Anwendung integriert ist, ersetzen? Mit dem Ziel, die Abwicklung lückenlos, rechtssicher und kostenoptimiert zu dokumentieren?
Geänderte Voraussetzungen
Oberste Priorität – speziell in produzierenden Unternehmen und solchen, die mit Gefahrenstoffen zu tun haben – ist die Gesundheit der Mitarbeiter, die Sicherheit am Arbeitsplatz und einen sicheren und gefahrenlosen Transport von Gütern zu garantieren.
Unfälle und gesundheitliche Gefährdungen entstehen meist durch menschliches Fehlverhalten. Die einzig wirksamen Maßnahmen dagegen sind die regelmäßige Aufklärung durch Sicherheitsbelehrungen. Die Verantwortung dafür trägt der Unternehmer bzw. die Geschäftsführung.
Sicherheitsbelehrungen minimieren somit die Risiken, verbessern die Mitarbeitergesundheit und erhöhen die Arbeitssicherheit.
Um rechtliche Konsequenzen für Unternehmen und Mitarbeiter auszuschließen, sind diese Belehrungen – über Aktualisierung und Auffrischung von Themen und Inhalten – penibel zu dokumentieren und auch durch die Unterschrift des Unterwiesenen zu bestätigen.
Das ist ein klassischer Anwendungsfall für die digitale Abbildung der Sicherheitsbelehrungen inkl. elektronischer Erfassung der Unterschrift auf einem Signatur Pad.
Lösung
Einfache Applikation – flexibel konfigurierbar
An jenen Arbeitsplätzen, wo Sicherheitsbelehrungen unterschrieben werden sollen, ist die Windows-basierte Applikation, der e-Sign Agent zu installieren und wird im Anwendungsfall direkt aus der betreffenden SAP®-Applikation gestartet und zeigt die Sicherheitsbelehrung im PDF-Format am Bildschirm an. Via USB oder wahlweise auch direkt im Netzwerk ist ein entsprechendes Signatur Pad angeschlossen. Der Unterzeichner kann bei Bedarf das Dokument direkt am Bildschirm oder am Display des Signatur Pads lesen und anschließend mittels Stift am Pad seine Unterschrift anbringen.
Während des Unterschriftenvorgangs wird nicht nur das Unterschriftsbild erfasst, sondern auch die biometrischen Daten der Unterschrift (Druck, Geschwindigkeit und Schreibrichtung) verschlüsselt abgelegt. Zusätzlich wird der Hash-Wert (eindeutiger Fingerabdruck des Dokumentes) elektronisch signiert und schützt das Dokument vor nachträglicher Manipulation. Zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen!
Die automatische, kontextbezogene Archivierung im vorhandenen SAP® Archiv nach erfolgreicher Unterschrift ist Bestandteil des gesamten Prozesses.
Bestandteil der Konfiguration ist, dass der Unterzeichner – bei Bedarf – schrittweise durch das Dokument geführt und somit sichergestellt wird, dass die komplette Sicherheitsbelehrung gelesen wird.
Nahtlos integriert und rechtssicher
Der e-sign Agent lässt sich rasch in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren und erleichtert durch seine einfache Handhabung Ihre tägliche Arbeit beträchtlich. Als Unternehmer oder Geschäftsführer können Sie damit Ihre Verantwortung wahrnehmen und alle erforderlichen Compliance-Regeln einhalten.
Ihr Mehrwert
Arbeitssicherheit und Unfallvermeidung im Vordergrund
Nachvollziehbar dokumentiert
Compliance/Haftungsvermeidung
Nahtlose Integration
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