Assinar electronicamente as instruções de segurança
Assinar electronicamente as instruções de segurança">segurança jurídica
Documentação simples
Integração perfeita
Evitar o excesso de papel
rastreabilidade
A situação inicial
A assinatura de instruções de segurança destinadas a proteger a saúde dos seus colaboradores, a garantir a segurança no local de trabalho e a informar os transportadores sobre o transporte seguro de mercadorias é um tema importante na sua empresa?
Quer substituir o processo de assinatura em papel existente por um processo de assinatura digital perfeitamente integrado na sua aplicação SAP? Com o objetivo de documentar o processo de forma completa, juridicamente segura e com custos otimizados?
Requisitos alterados
A principal prioridade — especialmente nas empresas de produção e naquelas que lidam com substâncias perigosas — é garantir a saúde dos colaboradores, a segurança no local de trabalho e um transporte seguro e sem riscos das mercadorias.
Os acidentes e os riscos para a saúde são geralmente causados por erros humanos. As únicas medidas eficazes contra isso são a informação regular através de instruções de segurança. A responsabilidade por isso recai sobre o empresário ou a administração.
As instruções de segurança minimizam assim os riscos, melhoram a saúde dos funcionários e aumentam a segurança no trabalho.
Para evitar consequências legais para as empresas e os colaboradores, estas formações — incluindo a atualização e o reforço de temas e conteúdos — devem ser meticulosamente documentadas e também confirmadas através da assinatura do formand.
Este é um caso clássico de aplicação da reprodução digital das instruções de segurança, incluindo o registo eletrónico da assinatura num painel de assinatura.
Solução
Aplicação simples – configuração flexível
Nos postos de trabalho em que é necessário assinar as instruções de segurança, deve ser instalada a aplicação baseada no Windows, o e-Sign Agent, que, quando necessária, é iniciada diretamente a partir da aplicação SAP® em questão e apresenta as instruções de segurança em formato PDF no ecrã. É ligado um tablet de assinatura adequado através de USB ou, opcionalmente, diretamente na rede. Se necessário, o signatário pode ler o documento diretamente no ecrã ou no visor do tablet de assinatura e, em seguida, assinar utilizando a caneta do tablet.
Durante o processo de assinatura, não só é capturada a imagem da assinatura, como também são armazenados de forma encriptada os dados biométricos da assinatura (pressão, velocidade e direção da escrita). Além disso, o valor hash (impressão digital única do documento) é assinado eletronicamente, protegendo o documento contra manipulações posteriores. Matamos dois coelhos com uma cajadada só!
O arquivamento automático e contextual no arquivo SAP® existente, após a assinatura bem-sucedida, faz parte integrante de todo o processo.
Parte integrante da configuração é o facto de o signatário — se necessário — ser guiado passo a passo pelo documento, garantindo-se assim que as instruções de segurança sejam lidas na íntegra.
Integração perfeita e segurança jurídica
O e-Sign Agent integra-se rapidamente na sua infraestrutura existente e, graças à sua facilidade de utilização, simplifica consideravelmente o seu trabalho diário. Enquanto empresário ou administrador, poderá assim cumprir as suas responsabilidades e respeitar todas as regras de conformidade necessárias.
O seu valor acrescentado
Segurança no trabalho e prevenção de acidentes em primeiro plano
Documentação compreensível
Conformidade/Prevenção de responsabilidade
Integração perfeita
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