Cybercrime und IBAN Fälschung entgegenwirken durch sicheren elektronischen Rechnungsaustausch
IBAN fälschungssicher
Identitätsfälschung vermeiden
Imageschaden verhindern
Rasche Implementierung
Prozessberatung inklusive
Die Ausgangssituation
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird in Deutschland ab 2025 schrittweise bis 2028 verpflichtend.
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf diese Umstellung vor, um von den Vorteilen wie Kosteneinsparungen und automatisierten Prozessen zu profitieren. Die E-Rechnung trägt zu einer besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen bei.
Wollen Sie verhindern, dass im Fall einer Cybercrime Attacke, der IBAN auf Ihren Rechnungen gefälscht wird?
Wollen Sie Ihrem Kunden die Sicherheit geben, dass die elektronische Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt?
Wollen Sie die Signatur von elektronischen Eingangsrechnungen automatisch validieren und den internen Freigabe-Prozess medienbruchfrei und nachvollziehbar abwickeln?
Hohes Einsparungspotential
Die Art des elektronischen Versandprozesses für Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden spielt eine wesentliche Rolle. Bei vielen Unternehmen ist gelebte Praxis, dass elektronische Rechnungen per E-Mail an Kunden, oft noch als PDF-Datei, in strukturierter Form im XML-Format oder als hybride PDF-Formate (XRechnung, ZUGFeRD, ..) versendet werden.
Nachvollziehbare Sicherheit und reduziertes Cybercrime Risiko
Leider kommt es häufig vor, dass elektronische Rechnungen von Dritten manipuliert werden, oft eine falsche Kontonummer angeführt wird und der Rechnungsbetrag auf einem fremden Konto landet und damit verloren geht.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnung automatisiert mittels eines offiziellen Unternehmenszertifikats oder -siegels zu signieren und diese dann per E-Mail an den Kunden zu senden. Sie geben damit Ihrem Kunden die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt, nicht manipuliert wurde und das Geld auf das richtige Konto fließt.
Seit 20 Jahren sind die r>it Signatur-Services bei einer Vielzahl von Kunden im Einsatz und haben sich in der Business-Praxis bewährt.
Lösung
Hybride PDF oder XML Rechnungen aus SAP elektronisch signieren
Mit dem e-Sign 4 SAP Add-on lässt sich der der Signaturprozess nahtlos und einfach in Ihren bestehenden SAP ERP oder S/4HANA Rechnungsprozess integrieren. Nach der Rechnungserstellung im SAP (PDF, XML oder beides) wird die Datei automatisch über das e-Sign 4 SAP-Add-on an das entsprechende e-Sign 4 Service zur Verarbeitung übertragen. Software-Zertifikate/Siegel Ihrer Wahl, die auf das Unternehmen und/oder auf eine natürliche Person von einem autorisierten Zertifizierungs-Diensteanbieter ausgestellt sind, werden für den Signatur- bzw. Validierungs-Vorgang herangezogen.
Empfohlen für das Signieren von Rechnung sind fortgeschrittene Zertifikate/Siegel. Es können aber auch qualifizierte Zertifikate in Form von Siegeln oder mobiler Fernsignatur verwendet werden. Optional werden häufig auch elektronische Zeit-Stempel angebracht.
Nach dem Signatur bzw. Validierungsvorgang wird die Rechnung automatisch zum Originalbeleg im SAP® ERP oder S/4HANA verknüpft und im bestehenden Archiv abgelegt.
Das Monitoring des kompletten Prozesses kann durch den Fachbereich oder durch die IT direkt im SAP® erfolgen. Jeder einzelne Verarbeitungsschritt ist lückenlos nachvollziehbar.
Elektronisch signierte PDF oder XML Rechnungen validieren
Wenn Sie von Ihrem Lieferanten elektronisch signierte Rechnungen im PDF oder XML Format erhalten, sind Sie verpflichtet, die elektronische Signatur zu validieren (Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments). Um Ihnen diese Tätigkeit manuell zu ersparen, steht Ihnen das e-Sign 4 Validation-Service für die automatisierte Validierung zur Verfügung. Ein Validierungs-Protokoll belegt die Überprüfung und wird an das SAP System gemeinsam mit der elektronischen Eingangsrechnung zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Ihr Mehrwert
Rechnungen sind schneller beim Kunden, die Zahlungsfrist beginnt früher als bei herkömmlicher Post-Zustellung
Rechnungen sind vor Manipulation geschützt bzw. wären letztere sofort erkennbar
Kostengünstige Einstiegsmöglichkeit bei geringem Rechnungsvolumen
Kosteneinsparung (Papier, Druck-Versand und Bearbeitungskosten entfallen)
Überschaubare, kurze Projektdurchlaufzeit
Nahtlose Integration und Monitoring Ihrer bestehenden SAP Prozesse
Nachvollziehbare Sicherheit für Ihre Kunden, dass die Rechnung von Ihrem Unternehmen stammt
Skalierbar für jede Unternehmensgröße und jedes Rechnungsvolumen
Als Cloud Service oder On-Premise verfügbar
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