Cybercrime und IBAN Fälschung entgegenwirken durch sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Elektronischer Rechnungsaustausch in Deutschland

IBAN fälschungssicher

Identitätsfälschung vermeiden

Imageschaden verhindern

Rasche Implementierung

Prozessberatung inklusive

Die Ausgangssituation

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird in Deutschland ab 2025 schrittweise bis 2028 verpflichtend.

Bereiten Sie sich rechtzeitig auf diese Umstellung vor, um von den Vorteilen wie Kosteneinsparungen und automatisierten Prozessen zu profitieren. Die E-Rechnung trägt zu einer besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen bei.

Wollen Sie verhindern, dass im Fall einer Cybercrime-Attacke die IBAN auf Ihren Rechnungen gefälscht wird?

Wollen Sie Ihrem Kunden die Sicherheit geben, dass die elektronische Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt?

Wollen Sie die Signatur von elektronischen Eingangsrechnungen automatisch validieren und den internen Freigabeprozess medienbruchfrei und nachvollziehbar abwickeln?

Hohes Einsparungspotential

Die Art des elektronischen Versandprozesses für Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden spielt eine wesentliche Rolle. Bei vielen Unternehmen ist gelebte Praxis, dass elektronische Rechnungen per E-Mail an Kunden, oft noch als PDF-Datei, in strukturierter Form im XML-Format oder als hybride PDF-Formate (XRechnung, ZUGFeRD, ..) versendet werden.

Nachvollziehbare Sicherheit und reduziertes Cybercrime Risiko

Leider kommt es häufig vor, dass elektronische Rechnungen von Dritten manipuliert werden, oft eine falsche Kontonummer angeführt wird und der Rechnungsbetrag auf einem fremden Konto landet und damit verloren geht.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnung automatisiert mittels eines offiziellen Unternehmenszertifikats oder -siegels zu signieren und diese dann per E-Mail an den Kunden zu senden. Sie geben damit Ihrem Kunden die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt, nicht manipuliert wurde und das Geld auf das richtige Konto fließt.

Seit 20 Jahren sind die r>it Signatur-Services bei einer Vielzahl von Kunden im Einsatz und haben sich in der Business-Praxis bewährt.

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2. Entscheidung für den Betrieb in der r>it Cloud oder on-premises
3. e-Sign 4 SAP Add-on installieren
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6. Flexible, jährliche Mietgebühr je nach Nutzungsgrad/Volumen/Anzahl Prozesse ab produktiver Nutzung

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Lösung

Hybride PDF oder XML Rechnungen aus SAP elektronisch signieren

Mit dem e-Sign 4 SAP Add-on lässt sich der der Signaturprozess nahtlos und einfach in Ihren bestehenden SAP ERP oder S/4HANA Rechnungsprozess integrieren. Nach der Rechnungserstellung im SAP (PDF, XML oder beides) wird die Datei automatisch über das e-Sign 4 SAP-Add-on an das entsprechende e-Sign 4 Service zur Verarbeitung übertragen. Software-Zertifikate/Siegel Ihrer Wahl, die auf das Unternehmen und/oder auf eine natürliche Person von einem autorisierten Zertifizierungs-Diensteanbieter ausgestellt sind, werden für den Signatur- bzw. Validierungsvorgang herangezogen.

Empfohlen für das Signieren von Rechnungen sind fortgeschrittene Zertifikate bzw. Siegel. Es können aber auch qualifizierte Zertifikate in Form von Siegeln oder einer mobilen Fernsignatur verwendet werden. Optional werden häufig auch elektronische Zeitstempel angebracht.
Nach dem Signatur bzw. Validierungsvorgang wird die Rechnung automatisch mit dem Originalbeleg in SAP® ERP oder S/4HANA verknüpft und im bestehenden Archiv abgelegt.

Das Monitoring des kompletten Prozesses kann durch den Fachbereich oder durch die IT direkt in SAP® erfolgen. Jeder einzelne Verarbeitungsschritt ist lückenlos nachvollziehbar.

Elektronisch signierte PDF oder XML Rechnungen validieren

Wenn Sie von Ihrem Lieferanten elektronisch signierte Rechnungen im PDF oder XML Format erhalten, sind Sie verpflichtet, die elektronische Signatur zu validieren (Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments). Um Ihnen diese Tätigkeit manuell zu ersparen, steht Ihnen das e-Sign 4 Validation-Service für die automatisierte Validierung zur Verfügung. Ein Validierungsprotokoll belegt die Überprüfung und wird gemeinsam mit der elektronischen Eingangsrechnung zur weiteren Verarbeitung an das SAP-System übergeben.