Verschlüsselung von Gehaltsabrechnungen aus SAP®
Nahtlose Integration in Ihre SAP Prozesse
Papierlose Abwicklung
Automatisierung des Prozesses
Erhöhte Sicherheit Ihrer Daten
Seit über 15 Jahren in der Praxis erprobt
Die Ausgangssituation
Sie haben SAP HCM im Einsatz und wollen Ihre Gehaltsabrechnungen als PDF Datei per E-Mail an die Belegschaft versenden?
Da Gehaltsdaten sehr sensible Daten sind, möchten Sie diese verschlüsseln, sodass nur die berechtigte Person diese durch Eingabe eines Passworts öffnen kann?
Geänderte Voraussetzungen
Gehaltsabrechnung ist ein sensibles Thema – egal ob Lohnzettel oder Bonifikations-Schreiben – die enthaltenen Informationen sind vertraulich und nicht für Dritte gedacht. Gehaltsabrechnungen auf Papier sind dabei nicht nur ein Anachronismus – sie bieten eben auch keinen Schutz vor unbefugtem Öffnen.
Früher gab es jede Menge Datenschutzvorfälle und Spionage – obwohl die Gehaltsabrechnung direkt am Arbeitsplatz übergeben wurde. Diese waren damals aber nicht verpflichtend zu melden.
Heute sind die Ansprüche und Vorgaben andere und unser Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten hat sich – nicht zuletzt wegen der DSGVO – entscheidend geändert.
Lösung
Eine Idee – viele Lösungsmöglichkeiten
Mit e-Sign 4 können Sie vollautomatisiert, digitale Gehaltsabrechnungen direkt aus SAP heraus verschlüsseln und mit maximalem Sicherheitsstandard per Mail an die Belegschaft versenden.
Nur der Sender – sprich die Personalabteilung und der Empfänger – der/die MitarbeiterIn können dann die Gehaltsabrechnung lesen.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Nach der Erzeugung der Gehaltsabrechnung in Form einer PDF-Datei, kann diese entweder durch ein hinterlegtes Passwort oder mittels Zertifikat verschlüsselt werden. Sobald der/die MitarbeiterIn das geschützte Dokument per E-Mail erhält, kann das Dokument nach Eingabe des persönlichen Passwortes oder mit einem im Windows Keystore hinterlegten Zertifikat geöffnet werden.
Damit ist sichergestellt, dass nur der tatsächliche Empfänger auf seine persönliche Gehaltsabrechnung zugreifen kann. Der Versand des digitalen SAP Gehaltsabrechnungen kann nach erfolgter Signatur durch Ihren Mailserver aus erfolgen.
Ihr Mehrwert
Nahtlose Integration in den S/4HANA oder SAP ERP System
Versand über Ihren eigenen Mailserver
Maximaler Sicherheitsstandard für sensible Daten
Papierlose Abwicklung und Automatisierung des gesamten Prozesses
Als Cloud Service oder On-Premises verfügbar
