O desafio

No início de uma internação hospitalar, os pacientes são confrontados com uma série de questões burocráticas, organizacionais e relacionadas à proteção de dados. Para tornar esse processo o mais tranquilo, simples e econômico possível, a Clínica Universitária de Ulm dispõe de um balcão central de admissão de pacientes internados, que funciona como o primeiro ponto de contato para todas as internações programadas.

Os pacientes podem se registrar lá e discutir tudo sobre a sua estadia. Em dias normais, até 300 pacientes são internados.

Adeus, papel!

No momento da admissão: antigamente, havia uma grande quantidade de documentos em papel que os doentes tinham de assinar e que o pessoal de admissão tinha de tratar administrativamente. Isto implicava a impressão, o arquivo correto, a digitalização e a integração no fluxo de trabalho subsequente, etc. Assim, existiam inúmeros processos manuais e propensos a erros, que consumiam tempo e recursos.

A abordagem

Em colaboração com os nossos parceiros ATSP e StepOver e com a participação do Hospital Universitário de Ulm, conseguimos, num curto espaço de tempo, dar início e concretizar o projeto pretendido. A gestão coordenada do projeto, a especialização na área e os conhecimentos técnicos especializados em SAP e na gestão de interfaces contribuíram de forma decisiva para o sucesso da implementação.

Os documentos necessários são gerados em formato PDF no registo central de doentes no SAP IS-H e transferidos para o Signatur Pad através de um software perfeitamente integrado. Aí, os documentos são apresentados aos doentes, que os leem e assinam imediatamente. Elimina-se assim o demorado processo de digitalização dos documentos assinados. Os documentos relevantes dos doentes ficam imediatamente à disposição das enfermarias – o que permite poupar dezenas de milhares de páginas de papel.

As nossas competências

ATSP: Gestão de projeto de todo o processo de implementação dos Sign-Pads para o registo digital de doentes, implementação do processo SAP I-SH

StepOver: Fornecimento do equipamento: tablets de assinatura, para permitir que cada doente assine no tablet de assinatura com uma caneta

r>it: Fornecimento do software: e-Sign Agent, incluindo o add-on SAP, para permitir a integração perfeita do Sign Pad no SAP IS-H

Clínica Universitária de Ulm: Integração e ligação ao SAP IS-H para controlar de forma otimizada a cadeia de processos digitais e utilizar o arquivamento automatizado

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A situação inicial

Quando a própria gestora jurídica expressa dúvidas sobre se os processos de assinatura digital na empresa ainda serão juridicamente seguros em breve, há uma necessidade urgente de agir. Foi o que aconteceu com a filial austríaca da ABB AG, uma empresa de tecnologia internacional com quase 110 000 funcionários e um faturamento anual de 26 mil milhões de euros.

Um projeto de TI „clássico“

O que aconteceu? Alterações legislativas nas áreas de identificação, proteção de dados e documentação tornaram a solução utilizada até então gradualmente obsoleta. Embora a ferramenta fosse de um fornecedor de software renomado, a forma como as assinaturas eletrónicas eram aplicadas, autenticadas e documentadas deixou de estar em conformidade com a lei. „Em muito pouco tempo, tivemos de encontrar e integrar uma solução para assinaturas digitais legalmente válidas“, explica Gerhard Koller, diretor de tecnologia da informação da ABB AG austríaca.

O grupo tecnológico internacional ABB AG implementou, num curto espaço de tempo, uma solução juridicamente segura e fácil de utilizar para assinaturas digitais proveniente da Áustria.

„A solução faz o que deve, é fácil de utilizar e todo o processo é bastante simples. Além disso, os custos são realmente moderados e o suporte da r>it foi muito amigável para o cliente“, explica o diretor de TI Koller sobre a escolha da sua empresa. „Como era necessária uma solução rápida para assinar documentos do sistema de ficheiros local, recomendámos à ABB o nosso agente e-Sign do lado do cliente para a aplicação da assinatura“, acrescenta a diretora executiva da rit, Romana Klaus-Rohr.

Assinatura do cliente e autenticação de dois fatores

Na solução de assinatura da ABB, os dados de assinatura são aplicados do lado do cliente através do e-Sign-Agent da r>it e integrados nos documentos (ficheiros PDF). A autenticação — ou seja, a comprovação de que o signatário é efetivamente quem afirma ser e não outra pessoa — é realizada em cada assinatura através da autenticação de dois fatores, já amplamente conhecida na banca online, quer através do procedimento SMS-TAN, quer através da aplicação TRUST2GOpara smartphones, através da introdução do PIN, da impressão digital ou do reconhecimento facial.

Lançamento para 150 decisores

Inicialmente, a nova solução de assinatura era destinada apenas aos membros do conselho de administração e aos procuradores da ABB AG. No entanto, devido às boas experiências e à facilidade de utilização, a administração decidiu rapidamente disponibilizar a ferramenta a todos os 150 decisores com poder de assinatura.

Com a assinatura qualificada, a ABB dispõe do nível de segurança mais elevado possível. Na verdade, este nível destina-se a documentos com requisitos legais e elevado risco de responsabilidade. No entanto, nada impede que outros documentos sejam assinados com este nível elevado de segurança. Contudo, o elevado nível de segurança exige a identificação inequívoca dos utilizadores.

Para reduzir o tempo de processamento, a ABB decidiu utilizar o procedimento de identificação por vídeo através do navegador da Web apenas em casos excecionais e aceitou a oferta da r>it para ajudá-la nesse processo. A diretora executiva da r>it, Klaus-Rohr, visitou o cliente com um colega, digitalizou os passaportes dos 150 novos utilizadores, registou os seus dados, verificou a sua identidade e confirmou a Globaltrust.

A introdução da assinatura digital É um projeto de TI

„Para nós, foi um nível invulgarmente elevado de apoio ao cliente“, afirma o diretor de TI Koller, satisfeito com este apoio. Em suma, na ABB estão muito satisfeitos e orgulhosos por terem escolhido a solução certa com a r>it e a TRUST2GO. Para não falar da implementação rápida em apenas dois meses. Gerhard Koller deixa um conselho construtivo para empresas com requisitos semelhantes: „Tornem a introdução da assinatura digital realmente um tema de TI. Mesmo que tenhamos encontrado a solução ideal para nós, isso não pode ser implementado de forma secundária.“