Die Herausforderung

Am Beginn eines Krankenhausaufenthaltes sind Patientinnen und Patienten mit einer Vielzahl bürokratischer, organisatorischer und datenschutzrechtlicher Fragestellungen konfrontiert. Um diese möglichst stressfrei, ressourcenschonend und unkompliziert zu halten, gibt es am Universitätsklinikum Ulm an einem Standort eine zentrale, stationäre Patientenaufnahme, die als erste Anlaufstelle für alle geplanten Klinikaufenthalte dient.

Die Patientinnen und Patienten können sich dort anmelden und alles rund um Ihren Aufenthalt besprechen. An herkömmlichen Tagen werden bis zu 300 Patientinnen und Patienten stationär aufgenommen.

Tschüss Papier!

Bei der Aufnahme: Früher gab es eine Vielzahl an Papier-Dokumenten für die Patientinnen und Patienten zu unterschreiben und vom Aufnahmepersonal entsprechend zu administrieren. Dies bedeutete ausdrucken, richtige Ablage, einscannen und in den weiteren Workflow bringen etc. Somit gab es eine Vielzahl manueller und fehleranfälliger Prozesse die Zeit und Ressourcen kosteten.

Die Herangehensweise

Gemeinsam mit unserem Partnern ATSP und StepOver und partnerschaftlicher Einbindung des Universitätsklinikums Ulm ist es in kurzer Zeit gelungen, das gewünschte Projekt zu initiieren und umzusetzen. Abgestimmtes Projektmanagement, Fachexpertise und technisches Fach-Know-How im SAP und Schnittstellenmanagement haben maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung beigetragen.

Die erforderlichen Dokumente werden in der zentralen PatientInnen-Aufnahme im SAP IS-H als PDF generiert und über eine nahtlos integrierte Software an das Signatur Pad übertragen. Dort werden die Dokumente den PatientInnen angezeigt, gelesen und sofort unterschrieben. Das zeitaufwendige Scannen unterschriebener Dokumente entfällt. Den Stationen stehen relevante Patientendokumente unmittelbar zur Verfügung – zigtausende Seiten Papier können eingespart werden.

Unsere Kompetenzen

ATSP: Projektmanagement des gesamten Einführungsprozesses von Sign-Pads zur digitalen Patientenaufnahme, SAP I-SH Prozess-Implementierung

StepOver: Bereitstellung der Hardware: Signatur Pads, um jeden Patienten die Möglichkeit zu bieten, mittels Stift am Sign Pad zu unterschreiben

r>it: Bereitstellung der Software: e-Sign Agent, inkl. SAP Add-on, um die nahtlose Integration des Sign Pads in SAP IS-H zu ermöglichen

Universitätsklinikum Ulm: Integration und Anbindung in SAP IS-H, um die digitale Prozesskette optimal zu steuern und die automatisierte Archivierung zu nutzen

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Die Ausgangssituation

Wenn die eigene Legal Managerin Zweifel äußert, ob die digitalen Unterschriftsprozesse im Unternehmen in Kürze noch rechtssicher sind, dann besteht akuter Handlungsbedarf. So geschehen bei der österreichischen Tochter der ABB AG, einem international tätigen Technologieunternehmen mit knapp 110.000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von 26 Milliarden Euro.

Ein „klassisches“ IT-Projekt

Was war passiert? Legistische Änderungen bei den Themen Identitätsfeststellung, Datenschutz und Dokumentation hatten die bislang verwendete Lösung nach und nach ausgehebelt. Obwohl das Tool von einem renommierten Softwareanbieter stammte, war die Art und Weise, wie elektronische Signaturen angebracht, authentifiziert und dokumentiert wurden, künftig nicht mehr rechtskonform. „Innerhalb kürzester Zeit mussten wir also eine Lösung für digitale rechtsgültige Unterschriften finden und integrieren“, erklärt Gerhard Koller, Leiter der Informationstechnologie bei der österreichischen ABB AG.

Der internationale Technologiekonzern ABB AG implementierte innerhalb kürzester Zeit eine rechtssichere und einfach bedienbare Lösung für digitale Signaturen aus Österreich.

„Die Lösung macht, was sie soll, ist einfach zu bedienen und der ganze Prozess ist eigentlich recht simpel. Zudem sind die anfallenden Kosten tatsächlich moderat und die Unterstützung von r>it war sehr kundenfreundlich“, begründet IT-Chef Koller die Wahl seines Unternehmens. „Da eine rasch nutzbare Lösung gefragt war, um Dokumente aus dem lokalen Filesystem zu unterzeichnen, haben wir ABB unseren clientseitigen e-Sign-Agent für die Anbringung der Signatur empfohlen“, ergänzt rit-Geschäftsführerin Romana Klaus-Rohr.

Clientseitige Signatur und 2-Faktor-Authentifizierung

Bei der ABB-Signaturlösung werden die Signaturdaten clientseitig mittels e-Sign-Agent von r>it angebracht und in die Dokumente (pdf-Dateien) integriert. Die Authentifizierung – also der Nachweis, dass der oder die Unterzeichnende tatsächlich er bzw. sie ist und niemand anderer – erfolgt bei jeder Signatur durch die mittlerweile vom Online-Banking hinreichend bekannte 2-Faktor-Authentifizierung, entweder im SMS-TAN-Verfahren oder über die TRUST2GO-App für Smartphones mittels PIN-Eingabe, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.

Rollout für 150 Entscheidungsträger

Anfangs war die neue Signaturlösung nur für die Mitglieder des Vorstands und die Prokuristen der ABB AG gedacht. Aufgrund der guten Erfahrungen und der einfachen Bedienbarkeit entschied die Geschäftsführung aber sehr bald, das Tool allen 150 unterschriftsberechtigten Entscheidungsträgern zur Verfügung zu stellen.

Mit der qualifizierten Signatur verfügt ABB über das höchstmögliche Sicherheitsniveau. Dieses ist eigentlich für Dokumente mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko gedacht. Allerdings spricht nichts dagegen, auch andere Dokumente auf diesem hohen Niveau zu unterzeichnen. Das hohe Sicherheitslevel schreibt allerdings die eindeutige Identifikation der Benutzerinnen und Benutzer vor.

Um die Durchlaufzeit zu verkürzen, entschied sich ABB dafür, nur in Ausnahmefällen das Video Ident-Verfahren per Webbrowser zu nutzen und nahm das Angebot der r>it, sie dabei zu unterstützen, an. r>it-Geschäftsführerin Klaus-Rohr besuchte also kurzerhand mit einem Kollegen den Kunden, scannte die Reisepässe der 150 neuen Nutzerinnen und Nutzer, erfasste ihre Daten, überprüfte ihre Identität und bestätigte diese Globaltrust.

Einführung der digitalen Signatur IST ein IT-Projekt

„Das war für uns ein ungewöhnlich hoher Level an Customer Support“, freut sich IT-Leiter Koller über diese Unterstützung. Alles in allem ist man bei ABB sehr zufrieden und stolz auf die Wahl der richtigen Lösung mit r>it und TRUST2GO. Von der sportlichen Implementierung in nur zwei Monaten ganz zu schweigen. Bleibt ein konstruktiver Rat von Gerhard Koller an Unternehmen mit vergleichbarer Anforderung: „Machen Sie die Einführung der digitalen Signatur wirklich zu einem IT-Thema. Auch wenn wir für uns die optimale Lösung gefunden haben, das lässt sich nicht nebenbei implementieren.“